Blog posts

Et oppsett for å håndtere store mengder mail

Published 14. November 2010 (Original blog)

Jeg er student, arbeider deltid som systemutvikler, er engasjert i studentforening og har noen sideprosjekter. Utover tiden produksjonsnivået krever, så resulterer det også i uhorvelige mengder epost. Mellom 30 og 50 epost vil jeg anslå er innom innboksen min i hverdagene, et tall som går ned til rundt 10-20 i helgedagene. Før sommeren klarte jeg ikke å håndtere denne mengden, noe som gjorde at jeg i eksamensperioden fikk nok, og brukte x antall timer på å rydde opp, og etablere et system som kunne håndtere mengden (prokrastinering før eksamen er et kjent fenomen, tross alt).

Etter å ha snakket med Henrik Lied (en av fadderungene mine under IFI Fadderordning) om håndtering av epost, tenkte jeg at jeg skulle dele min tilnærming, da han syntes den virket fornuftig. Det finnes tross alt mange tilnærminger på hvordan man kan effektivisere arbeidet med epost. Det finnes også mer helhetlige systemer, som GTD. Men dette innlegget vil handle om epost og hvilke tiltak jeg har tatt i bruk og som gjør hverdagen min enklere. Jeg bruker primært tjenesten Gmail, og funksjonene som beskrives er hentet derfra.

How to handle large amount of mail

Published 14. November 2010 (Original blog)

[This post is originally written on my norwegian blog; I thought it suitable for this blog, so I translated it and reposted it here.]

I’m a student, work part-time as a system developer, and involve myself in student activities and other side projects. Aside from the production level this requires, it amounts to a massive level of mails. I receive between 30 and 50 mails per day, a number that decrease to about 10-20 in the weekends. In the past I wasn’t able to handle this amount, and while reading for my exams for spring 2010, I found myself realizing that enough was enough. I started the tedious process to clear out mail from the inbox, and to establish a system that would enable me to handle the incoming mail (procrastination before exam is a familiar concept).

After talking to Henrik Lied (one of the new students I’ve sponsored during IFI buddy-week [no]) about mail-processing, I thought I should share my approach, as he ruled it sensible. There are, after all, many approaches out there telling how you can become more productive in your work with mail. There are also the more wide-ranging frameworks, such as GTD. But this post is about mail and the efforts I made to make my days easier. I primarily use the service Gmail, and all functions described are from that usage.