Published 2010-11-14, originally published at old blog

Jeg er student, arbeider deltid som systemutvikler, er engasjert i studentforening og har noen sideprosjekter. Utover tiden produksjonsnivået krever, så resulterer det også i uhorvelige mengder epost. Mellom 30 og 50 epost vil jeg anslå er innom innboksen min i hverdagene, et tall som går ned til rundt 10-20 i helgedagene. Før sommeren klarte jeg ikke å håndtere denne mengden, noe som gjorde at jeg i eksamensperioden fikk nok, og brukte x antall timer på å rydde opp, og etablere et system som kunne håndtere mengden (prokrastinering før eksamen er et kjent fenomen, tross alt).

Etter å ha snakket med Henrik Lied (en av fadderungene mine under IFI Fadderordning) om håndtering av epost, tenkte jeg at jeg skulle dele min tilnærming, da han syntes den virket fornuftig. Det finnes tross alt mange tilnærminger på hvordan man kan effektivisere arbeidet med epost. Det finnes også mer helhetlige systemer, som GTD. Men dette innlegget vil handle om epost og hvilke tiltak jeg har tatt i bruk og som gjør hverdagen min enklere. Jeg bruker primært tjenesten Gmail, og funksjonene som beskrives er hentet derfra.

Grunnprinsipper

Før jeg forklarer selve funksjonene, så vil jeg greie ut om hva tankene bak bruken av dem er. Er du ikke så interessert i det, gå rett til bruken.

Innboksen skal være tom etter besøk

Etter at jeg har vært innom Gmail skal innboksen være tom. All epost jeg har fått skal mao. være behandlet. Dette betyr ikke at de er ryddet unna og ikke trenger mer oppmerksomhet, men det betyr at jeg har tatt et valg i forhold til hvordan jeg vil arbeide den innkomne eposten.

Alt kan kategoriseres

All epost tilhører et eller flere domener av interesse. Domener kan være altoverveiende, som “Jobb”, eller spesifikk, som “CYB – Web” (en egen arbeidsgruppe under CYB), og alt imellom. Poenget er at det har en mening for deg, og at epost kan klassifiseres som del av dette domenet.

Epost-tråder behandler én sak

Dette er mer et prinsipp for hvordan håndtere innhold i epost, og ikke nødvendigvis hvordan sette epost i system. Men gitt prinsippet over, så gjør det jobben enklere. En sak trenger ikke nødvendigvis være være én detalj, det kan også være f.eks. et prosjekt som krever at man behandler flere detaljer sidestilt, siden de behandlet hver for seg vil miste betydning.

Jeg skal innrømme jeg hater når folk i sine svar på mine forespørsler legger til informasjon om noe helt annet. Som f.eks. hvis jeg sender epost til en venn med et prosjekt i et fag, og han/hun svarer med å spørre om jeg skal på “den festen i helga” e.l. I slike tilfeller nekter jeg å svare, for å bevare trådens integritet (heller bruker eposten for å følge opp saken senere), og lager heller en ny epost som svarer det han/hun lurte på (eller mer trolig i den saken, svarer personen på IM).

Epost er én form for kommunikasjon

Jeg bruker epost:

  • i tilfeller hvor det ikke er prekært at jeg får svar med en gang. For det bruker jeg telefon og/eller IM/IRC.
  • for å kunne spore opp informasjonen enkelt etterpå. Er ikke det viktig, bruker jeg heller IM (som jeg riktignok også loggfører).
  • for å kunne behandle komplekse spørsmål hvor jeg ikke har muligheten til å møte og snakke med personen. Har jeg muligheten for å møte personen, velger jeg heller å gjøre det (fjes-til-fjes kontakt videreformidler gjerne mer informasjon enklere).
  • for å kunne sende og motta masseutsending av informasjon.
    • Epost-lister er et fint arbeidsverktøy hvis jeg ønsker dialog med grupper, men i tilfeller hvor jeg bare mottar informasjon, foretrekker jeg heller å gjøre det via RSS.
    • Føler jeg for å dele noe med omverdenen, og det ikke er bestemte personer det skal deles med, så bruker jeg heller Facebook (for venner), twitter (kort, for alle) eller blogg (lange innlegg, for alle).
  • for å bearbeide informasjon i kommunikasjonsform. For andre former bruker jeg som regel Google Docs.

Hvordan bruke Gmail til å håndtere 30-50 mail per dag

Det skal sies at alle metodene jeg tar i bruk ikke er spikret i stein, og at alt er work in progress. Det kan også godt tenkes at metodene også fungerer i situasjoner med større mengder epost. Men dette er hva jeg har tatt i bruk for å holde tritt med mengden epost jeg får.

Start med det gamle

Jeg liker å bruke prinsippet FIFO da jeg føler dette er mest rettferdig overfor de som sender meg eposten. Derfor angriper jeg alltid innboksen med å starte med det eldste.

Døm eposten på dets form og innhold

I løpet av de første sekundene etter å ha åpnet en epost har jeg lagt meg opp en mening om dette er noe jeg ønsker og/eller trenger å bruke tiden min på. Epost som gjerne ikke faller under dette er reklame, som jeg mottar en kanskje 5-6 av om dagen. Disse blir raskt fjernet ved å huke av Innboks, og bevege seg til nyere epost.

Om eposten:

  • skulle ha innhold jeg er interessert i, så skimmer jeg over innholdet, evt. leser det grundig om det er viktig. Om det ikke krever et svar, så fjerner jeg eposten fra innboksen.
  • krever svar fra meg, så svarer jeg med en gang (så fremt det er mulig).
  • krever svar fra noen, men ikke nødvendigvis meg, så vurderer jeg hva jeg kan bidra med. Om jeg vet svaret, så svarer jeg til alle, slik at alle vet at svaret har kommet. Om jeg har et svar, men er usikker på gyldigheten, så svarer jeg bare til personen som spurte, og deler tankene.
  • kan være interessant å ta opp senere, så legger jeg eposten til i huskelisten gjennom “Legg til i huskeliste” i menyen “Flere handlinger”.

Har jeg ikke tid til å følge opp eposten, så stjerner jeg eposten. Dette kan være epost som krever lengre, mer komplekse svar, og som jeg derfor bør sjekke opp informasjon før jeg svarer på. Et annet klassisk tilfelle av epost som blir stjernet er hvis eposten ber meg lese et større dokument, eller ta del i utviklingen av et dokument.

Labels, labels, labels

For å kategorisere all epost tilegner jeg dem et eller flere labels, eller merkelapper på godt norsk. Jeg gjør aldri dette manuelt, om det ikke er en helt unik epost som krever det, men prøver heller å automatisere prosessen via Filtre. Det er ikke så viktig om filteret blir ofte brukt, så lenge det gjør jobben sin. Det er da heller ikke viktig å administrere filtre, for å effektivisere dem e.l. Per dags dato har jeg 302 filtre, og å administrere dem tar mer tid enn jeg vil avse.

Filter

Som nevnt oppretter jeg filter rett som det er. En typisk fremgangsmåte starter når jeg får epost som ikke er automatisk merket med en merkelapp. Da velger jeg “Filtrer meldinger som disse” ut fra menyen “Flere handlinger”. Som regel foreslår Gmail en fin måte å kategorisere eposten, og skulle det være flere epost som går under det filteret, så merker av at de også skal merkes.

Et valg i filter jeg sjeldent bruker, er at filteret utelukker epost fra innboksen. Eneste tilfellet hvor jeg bruker denne funksjonen er all eposten jeg får fra Facebook. Jeg vet at jeg kan velge denne vekk, men jeg liker å ha tilgangen til en slags logg utenom Facebook sin egen håndtering av det, så derfor arkivfører jeg eposten de sender meg om aktiviteten.

Stjernet epost

Punktene over sørger for at innboksen min blir tom, og at all epost blir kategorisert. Epost som krever min konsentrerte oppmerksomhet har gått til stjernet innboks, og denne blir gjennomgått når jeg har tid.

Det er ingen skam å la epost ligge og surne litt i stjernet innboks. Epost jeg ikke ønsker å ta tak ligger gjerne der noen ekstra dager enn strengt nødvendig. Men aldri la antallet stjernet epost overstige 10. Det er et tegn på at ting begynner å skli ut av kontroll.

Huskeliste

Google Tasks er det nyeste innslaget i arbeidsmetoden min. Funksjonen sprang frem i lyset da jeg bestemte at jeg ikke ville ha mer enn 10 epost i stjernet innboks. Denne listen med tekst og referanser til epost (og kalenderinnlegg) gir meg oversikt over prosjekter og deler av jobben. Gjennom huskelisten blir jeg tvunget til å strukturere informasjonen, gjerne på en kort og enkel måte.

Jeg prøver å gjennomgå huskelistene en gang om dagen (per dags dato har jeg fem), men noen blir for eksempel bare jobbet på bestemte dager, som f.eks. listen Jobb, som bare blir åpnet torsdag og fredag, de dagene jeg er på jobben.

En annen måte jeg bruker denne listen er gjennom utvidelsen Google Tasks til Google Chrome. Bruken av denne er ny, og foreløpig litt eksperimentell, så vi får se om jeg liker å ha muligheten for å konstant påminne meg om hva jeg bør gjøre.

Flere innbokser

For å få en rask oversikt over nyere epost i systemet, så bruker jeg Flere innbokser-utvidelsen til Gmail. Denne aktiviseres under Prøvefunksjoner i Gmail innstillinger. Forøvrig mye bra her, men det er spesielt Flere innbokser jeg vil dra frem.

Avslutningsvis

Så der, da vet du hvordan jeg forhindrer en overfylt innboks. Dette systemet fungerer bra for meg, og gjør at bare trenger å sjekke innboksen en gang om dagen (om jeg skulle ønske). Det går selvfølgelig greit å la vær å sjekke over flere dager óg, men jeg må innrømme at flere dager uten tilgang til epost gir meg abstinenser.

Selv om jeg har aktivert bruken av Prioritert innboks, skal jeg innrømme at jeg ikke har tatt dette i bruk. Med oppsettet beskrevet i denne teksten har jeg rett og slett ikke sett behovet. Kanskje i møte med større mengder epost kan den komme til sin fulle rett (eller etter en ferie/lengre fravær fra Gmail).

Jeg har satt meg en standard at jeg svarer på epost relativt raskt, da jeg vet hvor mye jeg selv hater å måtte vente på epost med viktig informasjon. For å støtte opp om dette, så liker jeg å ha en klient på maskinen som forteller meg når jeg har fått ny epost. Vanligvis bruker jeg Digsby til dette (siden det også gir meg tilgang til flere IM), men Google Talk fungerer også utmerket.

Til slutt vil jeg anbefale alle å sette opp automatisk svar i perioder hvor de vet de skal være vekk og/eller er utilgjengelig. Selv skal jeg på en lengre ferie i februar, og da skal jeg sette opp at epost skal automatisk besvares med en melding som gir beskjed om dette. På den måten vet folk, som har blitt vant til god responstid fra meg, at jeg i den perioden ikke har satt krav til meg selv å svare raskt.

Har du noen gode tips til hvordan håndtere store mengder epost?

Written by Arne Hassel